CONDITIONS GÉNÉRALES DE CERTIFICATION LC Luxcontrol asbl

(Version française)

 

Ces conditions générales de certification reprennent les modalités d’octroi, de maintien, d’extension, de suspension et de retrait, de résiliation, réduction, suspension de la certification.

Toutes conditions générales émises par le donneur d’ordre et comprenant d’éventuelles conditions d’achats ne s’appliquent pas et sont non avenues.


Description générale du processus de certification

Le donneur d’ordre doit adresser au service de certification LC Luxcontrol asbl une demande officielle, signée, sur laquelle la portée de la certification souhaitée est définie (demande de certification). Cette demande vaut commande.

Un contrat est à établir lors de la première demande de certification entre le donneur d’ordre et le service de certification de LC Luxcontrol asbl.

Avant de procéder à l’évaluation, le service de certification LC Luxcontrol asbl doit examiner la demande de certification pour s’assurer que les exigences pour l’octroi de la certification sont clairement définies.

Des visites à tout moment peuvent être faites chez le donneur d’ordre, sans qu’il en soit averti au préalable, lors de l’évaluation d’une certification produit.

Le service de certification LC Luxcontrol asbl peut prélever gratuitement des produits pour vérifier qu’ils satisfont à toutes les exigences de la certification demandée.

Le service de certification LC Luxcontrol asbl, à l’issue de l’évaluation, remet au donneur d’ordre un rapport d’évaluation complet et une attestation de conformité lorsque le résultat s’est avéré conforme.

Le donneur d’ordre doit supporter tous les frais inhérents à la certification demandée, en cas de résultat déclaré non conforme par le service de certification de LC Luxcontrol asbl.

Dès lors que le donneur d’ordre ne répond plus aux exigences pour l’octroi, le maintien ou l’extension de la certification demandée, le certificat lui sera retiré et la raison de ce retrait lui sera notifiée.

Cette notification pourra être publiée et le donneur d’ordre perd tous les droits de l’utilisation de la certification.

Toute certification octroyée n’est valable que pour le produit ou la personne ou le mode opératoire certifié.


Obligations de LC Luxcontrol asbl

LC Luxcontrol asbl s’engage :

  • à traiter toutes les informations portées à sa connaissance avec la plus grande discrétion et à ne les utiliser que dans le cadre de l’objectif défini
  • à ne pas transmettre à des tiers des documents mis à disposition par le client sans son accord préalable
  • à ne pas informer des tiers sur les informations recueillies dans le cadre des activités de certification à propos d’un produit ou d’un fournisseur déterminé sans l’accord écrit du fournisseur. Lorsque la loi prescrit la divulgation d’informations à des tiers, le client est avisé des informations qui leur seront communiquées conformément à la loi
  • à garantir une accessibilité large et sans contraintes à tout demandeur d’une certification de produits ou de personnes / modes opératoires
  • à n’utiliser aucune de ses procédures de façon à empêcher ou restreindre la participation de demandeurs et de candidats, sauf si des dispositions contraires sont prescrites
  • à assurer que les appels et les réclamations sont résolus de manière indépendante et sans parti pris
  • le service de certification de LC Luxcontrol asbl, selon le cadre légal, n'est tenu responsable envers le commettant ou des tiers qu'en cas de faute intentionnelle ou de négligence grave. Toute autre revendication est exclue.
  • à être capable d’exécuter toutes les tâches d’évaluation de la conformité qui lui ont été assignées

Le service de certification de LC Luxcontrol asbl assure auprès de ses commettants la mise à jour des documents liés au processus de certification. La date d’entrée en vigueur des modifications leur sera notifiée et LC Luxcontrol asbl s’assurera lors de l’étape d’évaluation, que ses donneurs d’ordre appliquent les adaptations nécessaires dans un délai jugé raisonnable.

Le service de certification ne délègue pas à une tierce personne ou à un organisme tiers ses pouvoirs en matière d’octroi, de maintien, de suspension ou de retrait de la certification.

Si la certification s’applique à une production en série, LC Luxcontrol asbl s’assure que le produit certifié continue de répondre aux exigences du produit.


Obligations du donneur d’ordre

Le donneur d’ordre :

  • reste responsable de la conformité aux exigences de certification
  • se conforme à toutes les exigences qui peuvent être prescrites dans le programme de certification du produit relatives à l’utilisation des marques de conformité et aux informations relatives au produit
  • conserve tous les documents liés aux processus de certification pendant au moins une durée de 10 ans
  • conserve un enregistrement de toutes les réclamations portées à sa connaissance à propos de la conformité d’un produit aux exigences de la norme concernée et met les dossiers en question à la disposition du service de certification de LC Luxcontrol asbl sur demande, et
    • prend toute action appropriée en rapport avec ses réclamations et les imperfections constatées dans les produits qui ont des conséquences sur leur conformité aux exigences de la certification
    • documente les actions entreprises
  • s’engage à ne pas utiliser la certification de ses produits d’une façon qui puisse nuire à l’organisme de certification ni faire de déclaration sur la certification de ses produits que l’organisme de certification puisse considérer comme trompeuse ou non autorisée
  • cesse immédiatement, en cas de suspension, de retrait ou à l’échéance de la certification, d’utiliser l’ensemble des moyens de communication qui y fait référence et remplit toutes les exigences prévues par le programme de certification (par exemple renvoi des documents de certification) et s’acquitte de toute autre mesure exigée
  • fournit des copies de documents de certification à autrui uniquement s’ils sont reproduits dans leur intégralité
  • ne fait état de sa certification que pour indiquer que ses produits / personnels/ modes opératoires sont certifiés comme étant conformes à des normes spécifiées
  • s’efforce d’assurer qu’aucun certificat ou rapport n’est utilisé en totalité ou en partie de façon susceptible d’induire en erreur
  • se conforme aux exigences de LC Luxcontrol asbl alors qu’il fait état de sa certification par des voies de communications telles qu’articles publicitaires, brochures ou autres
  • déclare que ses produits / personnels/ modes opératoires sont certifiés uniquement pour la portée de la certification
  • prend toutes les dispositions nécessaires pour:
    • la conduite de l’évaluation et la surveillance (le cas échéant), y compris la fourniture d’éléments en vue de leur examen tels que: de la documentation et des enregistrements, l’accès à tous les équipements ou installations nécessaires, aux sites, aux zones, aux personnels et sous-traitants du client concernés
    • l’instruction des réclamations
    • la participation d’observateurs, le cas échéant
  • renseigne l’organisme de certification sur ses activités, ressources humaines et techniques, notamment les laboratoires et/ou les sites d’inspections dont il dispose. Le cas échéant, il doit l’informer de ses fonctions et relations au sein d’une autre structure plus large

Lors d’une extension ou restriction d’une certification, le donneur d’ordre informe le service de certification de LC Luxcontrol asbl de tout changement ou modification pouvant avoir un effet sur la conformité du produit (par exemple, changements du design ou des spécifications du produit, changement de la norme du produit ou de la réglementation, aussi bien au niveau du procédé de fabrication, du système de management par la qualité, du propriétaire ou du statut juridique ou commercial ou organisationnel du donneur d’ordre, du personnel responsable et de l’existence d’informations spécifiant que le produit ne répond plus aux exigences de la certification).


Durée du contrat

Le contrat de certification est en vigueur jusqu’à la date de validité figurant sur le certificat.

Pour les certificats de produit ne comportant pas de date de validité, le contrat de certification est en vigueur jusqu’au 31.12 de l’année en cours et se prolonge d’une année dans la mesure où il n’est pas résilié par écrit, par l’une des parties dans un délai de 6 semaines avant la fin de l’année civile.

Tout contrat n’est valable que pour le produit/personne demandé.


Exigences, restrictions ou limitations applicables à l’utilisation du numéro d’identification de l’organisme notifié LC Luxcontrol asbl et de la marque d’accréditation pour la certification de produits

  • L’utilisation du numéro d’identification de l’organisme notifié LC Luxcontrol asbl se limite à l’objet mentionné sur le certificat concerné.
  • Le numéro d’identification de l’organisme notifié LC Luxcontrol asbl ne peut être utilisé que pour des produits qui sont dans le champ d’application d’une directive européenne.
  • Il y a lieu de respecter pour une certification produit les exigences de la directive correspondant au marquage CE figurant sur « le guide relatif à la mise en application des directives élaborées sur la base des dispositions de la nouvelle approche et de l’approche globale ».
  • Le non-respect des conditions de certification enlève le droit d’utiliser le numéro d’identification de l’organisme notifié LC Luxcontrol asbl.
  • Le donneur d’ordre ne doit en aucun cas utiliser la marque d’accréditation OLAS ni sur l’objet/l’installation contrôlé ni sur aucun document quel qu’il soit.


Conditions pour annuler une certification

Expiration de la date de validité ; résiliation du contrat de certification ; insolvabilité du donneur d’ordre ; non-respect des droits et devoirs du donneur d’ordre ; modification du produit ou d’une variable essentielle du mode opératoire à certifier ; non-règlement des paiements exigés pour une certification.


Informations sur les certifications délivrées

Le service de certification de LC Luxcontrol asbl tient à jour une liste des produits et personnes certifiés qui peut être remise sur demande motivée par le donneur d’ordre uniquement pour les certifications qui le concernent.

En cas de violation des dispositions contractuelles, le service de certification de LC Luxcontrol asbl se réserve le droit de demander réparation.


Traitement des plaintes, des appels, des réclamations et contestations relatifs au processus de certification

Le donneur d’ordre, adresse ses doléances par écrit au service de certification LC Luxcontrol asbl. Il peut émettre une réclamation/plainte, faire appel/contester une décision du service de certification. LC Luxcontrol asbl prend en charge les doléances du donneur d’ordre et l’informe des actions entreprises. L’efficacité de ces actions est vérifiée et documentée.


Informations accessibles au public sous demande

  • procédures d’évaluation, règles et procédures de délivrance, de maintien, d’extension ou de réduction de la portée, suspension, retrait ou refus de la certification
  • offres personnalisées spécifiques à chaque demande
  • description des droits et devoirs des demandeurs et clients, comprenant les exigences, ainsi que les façons de mentionner la certification délivrée (FORM PG 056/57)
  • informations relatives aux procédures de traitement des plaintes et des appels. 


Esch-sur-Alzette, le 21 juin 2023

ZERTIFIZIERUNGSORDNUNG LC Luxcontrol asbl

(deutsche Version)

 

Diese Zertifizierungsordnung erläutert das Zertifizierungssystem einschließlich der Regeln und Verfahren für die Erteilung, Aufrechterhaltung, Erweiterung, Aussetzung und den Entzug der Zertifizierung bei Luxcontrol asbl.

Etwaige Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftraggebers einschließlich eventueller Einkaufsbedingungen finden keine Anwendung und werden hiermit ausgeschlossen.


Beschreibung des Zertifzierungsprozesses

Der Auftraggeber reicht beim SERVICE DE CERTIFICATION der LC Luxcontrol asbl einen schriftlichen und unterzeichneten Antrag über den Geltungsbereich der gewünschten Zertifizierung ein (Zertifizierungsantrag). Dieser Antrag gilt als Bestellung.

Beim ersten Zertifizierungsauftrag schließen der Auftraggeber und der SERVICE DE CERTIFICATION der LC Luxcontrol asbl einen Vertrag über die Zertifizierung ab.

Vor der Bewertung unterzieht der SERVICE DE CERTIFICATION der LC Luxcontrol asbl den Zertifizierungsantrag einer Prüfung, um sicherzustellen, dass die Zertifizierungsanforderungen eindeutig festgelegt wurden.

Bei Konformitätsbewertungsverfahren mit Überwachung der Abnahme oder erforderlicher Besichtigung der Fertigungsstätte besucht der SERVICE DE CERTIFICATION der LC Luxcontrol asbl die Fertigungsstätte auf Kosten des Auftragnehmers. Über den Besuch wird ein Bericht erstellt. Die Besuche können jederzeit ohne Voranmeldung erfolgen. Der SERVICE DE CERTIFICATION der LC Luxcontrol asbl kann Produkte zur Vornahme von Prüfungen kostenlos entnehmen.

Nach Abschluss der Prüfung erhält der Auftraggeber vom SERVICE DE CERTIFICATION der LC Luxcontrol asbl einen vollständigen Bericht über das Prüfergebnis und bei positivem Ergebnis ein Zertifikat.

Bei negativem Prüfergebnis haftet der SERVICE DE CERTIFICATION der LC Luxcontrol asbl nicht für Nachteile, die dem Auftraggeber daraus entstehen.
Sofern der Auftraggeber seine Pflichten verletzt oder die Bedingungen für die Erteilung, Aufrechterhaltung und Erweiterung der Zertifizierung nicht mehr erfüllt, wird die Zertifizierung ungültig. Diese Ungültigkeitserklärung wird ihm mitgeteilt.

Die Ungültigkeitserklärung kann veröffentlicht werden. Mit der Ungültigkeitserklärung verliert der Auftraggeber das Recht, die Zertifizierung weiter zu nutzen.

Die erteilte Zertifizierung ist nur für das vollständige Produkt, bzw. die zertifizierte Person / das zertifizierte Verfahren gültig.


Rechte und Pflichten der LC Luxcontrol asbl

  • LC Luxcontrol asbl verpflichtet sich alle im Rahmen der Zertifizierungstätigkeit gewonnen Informationen vertraulich zu behandeln.
  • Informationen und Unterlagen des Auftraggebers werden nicht an Dritte weitergegeben. Der Auftraggeber kann LC Luxcontrol asbl von seiner Schweigepflicht entbinden.
  • Aus der Zertifizierungstätigkeit gewonnene Informationen über einzelne Produkte oder einzelne Anbieter werden nicht an Dritte ohne schriftliches Einverständnis des Anbieters weitergeleitet. In Fällen, in denen Gesetze die Weitergabe von Informationen an Dritte verlangen, muss der Anbieter im Rahmen der Gesetze über die weitergeleitete Information in Kenntnis gesetzt werden.
  • LC Luxcontrol asbl gewährt eine uneingeschränkte Zugänglichkeit für jeden Antragsteller einer Produkt- oder Personalzertifizierung / Betriebsmethoden
  • Die Prozeduren der LC Luxcontrol asbl werden nicht derart verwendet, dass die Teilnahme von Antragstellern erschwert oder verhindert wird.
  • LC Luxcontrol asbl sichert die unparteiische und unabhängige Entscheidung von Einsprüchen und Beschwerden zu.
  • Der SERVICE DE CERTIFICATION der LC Luxcontrol asbl haftet entsprechend gesetzlicher Vorgaben gegenüber dem Auftraggeber oder Dritten nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Weitergehende Ansprüche sind ausgeschlossen.
  • LC Luxcontrol asbl ist in der Lage, alle Konformitätsbewertungsaufgaben zu bewältigen, die ihr nach Maßgabe der betreffenden Richtlinie zufallen.

Der SERVICE DE CERTIFICATION der LC Luxcontrol asbl stellt gegenüber dem Auftraggeber die Anpassung der mit einer Zertifizierung verbundenen Dokumente sicher. Das Inkrafttreten der Änderungen werden dem Auftraggeber mitgeteilt und LC Luxcontrol asbl überzeugt sich während der Bewertung von der fristgerechten Anwendung der Anpassungen

Der SERVICE DE CERTIFICATION der LC Luxcontrol asbl überträgt nicht die Befugnisse hinsichtlich Erteilung, Aufrechterhaltung, Erweiterung, Aussetzung oder Entzug der Zertifizierung einer externen Person oder Stelle. Bei Zertifizierung von Serienprodukten müssen die Produkte auch weiterhin die Anforderungen an die Produktkonformität erfüllen.


Rechte und Pflichten des Auftraggebers

  • Der Auftraggeber ist der alleinige Verantwortliche für die Erfüllung der Zertifizierungsanforderungen.
  • Der Auftraggeber erfüllt alle relevanten Anforderungen des Zertifizierungsprogramms einschließlich eventueller Änderungen, der Verwendung des Konformitätszeichens sowie auf Informationen in Bezug auf des Produkt.
  • Der Auftraggeber bewahrt alle Dokumente, die mit dem Zertifizierungsverfahren zusammenhängen mindestens 10 Jahre auf.
  • Der Auftraggeber führt Aufzeichnung über alle an ihn gerichteten Beanstandungen bezüglich der Produktkonformität mit den Anforderungen der betreffenden Normen und macht diese dem SERVICE DE CERTIFICATION der LC Luxcontrol asbl auf Verlangen zugänglich und:
    • ergreift geeignete Maßnahmen in Bezug auf solche Beschwerden sowie jegliche Mängel, die an den Produkten entdeckt wurden und die die Einhaltung der Anforderungen an die Zertifizierung beeinflussen
    • dokumentiert die ergriffenen Maßnahmen
  • Der Auftraggeber verpflichtet sich, die Produktzertifizierung nicht in einer Weise zu verwenden, die die Zertifizierungsstelle in Misskredit bringen könnte, sowie keinerlei Äußerungen über ihre Produktzertifizierung zu treffen, die die Zertifizierungsstelle als irreführend oder unberechtigt betrachten könnte.
  • Der Auftraggeber gibt keine Erklärungen über seine Zertifizierung ab, welche den SERVICE DE CERTIFICATION der LC Luxcontrol asbl als irreführend und nicht autorisiert ansehen kann.
  • Nach Aussetzung, Entzug oder Beendigung der Zertifizierung hat der Auftraggeber die Verwendung aller Werbematerialien, die jeglichen Bezug auf die Zertifizierung enthalten einzustellen und die Zertifizierungsdokumente an die Zertifizierungsstelle zurückzugeben.
  • Der Auftraggeber stellt die Zertifizierungsdokumente oder Vervielfältigungen der Zertifizierungsdokumente anderen nur in ihrer Gesamtheit zur Verfügung.
  • Der Auftraggeber verwendet die Zertifizierung ausschließlich, um aufzuzeigen, dass seine Produkte / Personen und Verfahren hinsichtlich ihrer Konformität mit den festgelegten Normen zertifiziert sind.
  • Der Auftraggeber bemüht sich sicherzustellen, dass kein Zertifikat oder Bericht irreführend verwendet wird.
  • Der Auftraggeber erfüllt die Anforderungen des SERVICE DE CERTIFICATION der LC Luxcontrol asbl, wenn er in Dokumenten, Prospekten oder Werbematerial auf die Produktzertifizierung Bezug nimmt.
  • Die Zertifizierung gilt nur für die Firma, die Fertigungsstätten, die Produkte/ Personen und Verfahren, welche im Zertifikat aufgeführt sind.
  • Der Auftraggeber trifft sämtliche erforderliche Vorkehrungen für:
    • die Durchführung der Evaluierung und Überwachung (falls erforderlich), einschließlich der Berücksichtigung der Prüfung der Dokumentation und Aufzeichnungen, des Zugang zu allen benötigten Ausrüstungen oder Einrichtungen, dem/den Standorten, dem/den Bereichen und dem Personal und seinen Unterauftragnehmern
    • die Untersuchung von Beschwerden
    • für die Teilnahme von Beobachtern, falls zutreffend.
  • Der Auftraggeber informiert den SERVICE DE CERTIFICATION der LC Luxcontrol asbl über seine Tätigkeiten, seine personelle und technische Ressourcen einschließlich Labor- und/oder Inspektionseinrichtungen und, sofern zutreffend, über Funktionen und Beziehungen in einer größeren Körperschaft.

Der Auftraggeber informiert den SERVICE DE CERTIFICATION der LC Luxcontrol asbl über alle Veränderungen und Modifikationen, die die Produktkonformität beeinflussen (z. B. Änderungen des Design oder der Produktspezifikation, Änderung der Produktnormen oder Bestimmungen, Änderung des Herstellprozesses, Änderungen im QM-System, Eigentümer- oder Personalwechsel der verantwortlichen Leitung, Vorliegen von Informationen, dass das Produkt den Zertifizierungsanforderungen nicht mehr genügt).


Vertragsdauer

Der Vertrag über die Zertifizierung gilt bis zu dem auf dem Zertifikat angegebenen Gültigkeitsdatum.

Bei Zertifikaten von Produkten ohne Gültigkeitsdatum gilt der Vertrag über die Zertifizierung bis zum 31.12. des laufenden Jahres und verlängert sich um ein weiteres Jahr, sofern er nicht schriftlich mit einer Frist von sechs Wochen zum Ende des Kalenderjahres von einer der Vertragsseiten gekündigt wird.

Bei Zertifikaten im Rahmen von Einzelbeauftragungen gilt der Vertrag über die Zertifizierung nur im Rahmen dieser Einzelbeauftragung.


Anforderungen, oder Einschränkungen, die für die Verwendung der Identifikationsnummer der benannten Stelle LC Luxcontrol asbl und des Akkreditierungszeichens für die Zertifizierung von Produkten gelten

  • Die Verwendung der Kennnummer der benannten Stelle LC Luxcontrol asbl beschränkt sich strikt auf den Gegenstand der Zertifizierung.
  • Die Kennnummer der benannten Stelle LC Luxcontrol asbl darf nur für Produkte verwendet werden, die im Geltungsbereich eines entsprechenden EG-Richtlinien-Zertifikates ausgewiesen sind.
  • Die Anforderungen zur CE-Kennzeichnung der entsprechenden EG-Richtlinie und des ‚Leitfaden für die Umsetzung der nach dem neuen Konzept und dem Gesamtkonzept verfassten Richtlinien’ sind zu beachten.
  • Bei Nichteinhaltung der Bedingungen der Zertifizierung erlischt das Recht der Verwendung der Kennnummer der der benannten Stelle LC Luxcontrol asbl
  • Der Auftraggeber darf das OLAS-Akkreditierungszeichen unter keinen Umständen verwenden, weder auf dem kontrollierten Objekt/der kontrollierten Anlage noch auf Dokumenten jeglicher Art.


Ungültigkeitserklärung oder Erlöschen der Gültigkeit einer Zertifizierung

Ablauf des Gültigkeitsdatums; Kündigung des Vertrages über die Zertifizierung; Einstellung der Produktion, Insolvenz des Auftraggebers; Verletzung der Rechte und Pflichten des Auftraggebers; Änderung der Prüfgrundlage oder einer wesentlichen Änderung des zu zertifizierenden Verfahrens; Nichtzahlung der angemahnten Entgelte einer Zertifizierung


Informationen über gelieferte Zertifikate

Der SERVICE DE CERTIFICATION der LC Luxcontrol asbl führt eine aktuelle Liste der zertifizierten Produkte und Personen, die auf begründete Anfrage des Auftraggebers nur für die den Auftraggeber betreffenden Zertifizierungen zur Verfügung gestellt wird.

Bei Nichteinhaltung von Vertragsbedingungen behält sich der SERVICE DE CERTIFICATION der LC Luxcontrol asbl Schadensersatzforderungen vor.


Behandlung von Beschwerden, Einsprüchen, Reklamationen und Streitfällen über den Zertifizierungsprozess

Der Auftraggeber kann gegen Entscheidungen der LC Luxcontrol asbl Beschwerde führen oder Einspruch erheben. Die Beschwerde bzw. der Einspruch ist schriftlich bei LC Luxcontrol asbl einzubringen. Die Behandlung erfolgt durch den Verantwortlichen des SERVICE DE CERTIFICATION der LC Luxcontrol asbl. Der Auftraggeber wird über Folgemaßnahmen informiert. Die Wirksamkeit der Folgemaßnahmen wird dokumentiert.


Öffentlich zugängliche Informationen, die auf Anfrage erhältlich sind

  • Informationen über das Zertifizierungsprogramm einschließlich Evaluierungsverfahren, Regeln und Verfahren zur Erteilung, Aufrechterhaltung der Zertifizierung, Erweiterung oder Einschränkung des Geltungsbereichs der Zertifizierung, Aussetzung, Zurückziehung oder Verweigerung der Zertifizierung
  • Spezifisches Angebot
  • Beschreibung der Rechte und Pflichten der Antragsteller und Kunden, sowie der Art und Weise, wie auf die Zertifizierung Bezug genommen wird (FORM PG 056/057)
  • Informationen zu Verfahren zum Umgang mit Beschwerden und Einsprüchen


Esch-sur-Alzette, den 21. Juni 2023